企業や組織の中での「コンプライアンス」は、リスクマネジメントの一環で法令を遵守しましょうという意味に使用されています。
様々な労働環境や労働条件に関して法に従って安全配慮義務や措置義務などを網羅した就業規則を策定し、守っていくという姿勢のことを指します。
ひとつの会社でも様々な働き方をされている人がいて、それらすべての従業員のコンプライアンスを一手に引き受ける相談窓口の担当者ってどんな感じなの？を解説していきます。
コンプライアンス相談窓口
コンプライアンス相談窓口の従事者は
企業や組織内でハラスメントだけでなく内部不正に関してもすべて公益通報としています。コンプライアンス相談窓口とは、こういった通報をすべて受け付ける相談窓口となります。
コンプライアンス相談窓口の従事者はそこで得た情報を決して口外してはなりません。通報者の氏名を漏らすと守秘義務違反として罰金刑になります。これは、氏名でなくとも、通報者が特定できるような情報も同じです。そして、知りえた情報は、退職後も守秘義務のため口外してはならないのです。
また企業が従事者を定めるには指定された人物が従事者になるとわかるように、個人名を記した文章を書面で取り交わす必要があります。
事業主は公益通報、コンプライアンスに従事する者を必ず定めなくてはならず、従事者指定義務に違反した場合には、助言、指導、勧告、公表の対象となり得ます。
企業内でのコンプライアンス相談窓口の設置
コンプライアンス相談窓口の設置の注意点
企業内のコンプライアンス相談窓口は総務部や法務部、監査室などに設けられていることが多いです。そこで従事するためには、まず相談内容が他者へ聞こえないように配慮できる場所が必要となります。
来訪するなら通報者だと特定されないように配慮した場所、電話で相談をする場合は周囲に声が聞こえないようにする必要があります。匿名の通報であっても声や話し方で通報者を推測することもいけません。
従事者の負担
コンプライアンス相談窓口の従事者は辛い！
日々、コンプライアンス相談には様々な内容が寄せられます。ハラスメントに関連して感情的に話される方も多く、従事者は精神的な負担が多いです。
相談者は基本的に「何とかしてほしい」という気持ちでお話をされます。混乱されていることも多く、何度も同じ内容を繰り返し話す、泣く、脅すようなことを言うなど、相談を聞くだけでも疲れてしまい、精神的につらい状況になります。
また、相談者自身が精神的に病んでしまっているケースもあり、話があちこちに飛びながら、脈略なく長時間お話されることもあります。そういったお話の中で大切な情報を聞き出すことは大変な作業です。
基本的には相談者の気持ちに寄り添うことが必要となりますが、毎日、そのような話を聞いていると人間ですから気持ちに余裕がない日も出てくるでしょう。
そして、2025年の法改正で守秘義務違反をすると刑事罰が科せられます。
コンプライアンスの担当者は刑事罰と隣り合わせとなり、その精神的負担はかなりのものです。
社外にも窓口を設けたら
コンプライアンス相談窓口を社外に設置すると
コンプライアンスに従事する従業員の負担を減らすために、相談窓口を社外に委託する方法があります。
社外の相談窓口である日本公益通報サービス株式会社では相談者の話を傾聴し、いつ何が起こったのかを明確にヒアリング、企業様へおつなぎいたします。相談者の声を聴くという作業を代行するためコンプライアンスの従事者の負担を一部減らすことができます。
※2025年4月の調査結果
そのほかにも、日本公益通報サービス株式会社ではハラスメントだけでなく循環取引を含む内部不正に関する相談にも対応可能です。企業様へ向けて弁護士見解もご対応もさせていただきます。
相談を企業様へおつなぎ後、相談者へ結果報告する対応も行いますので、企業様だけでなく、相談者へも手厚くフォローをしてまいります。
まとめ
コンプライアンス相談窓口は外部委託したほうがよい
公益通報者保護法が改正される見込みであり、相談窓口担当者は今まで以上に精神的に疲弊する可能性があります。従業員の心身の健康を守るためにも、相談窓口は外部（日本公益通報サービス）へ委託することをお勧めします。
