公益通報の目的とは、不正行為を発見した従業員が速やかに情報提供できる仕組みを整えることにあります。さらに、通報者の匿名性の確保や秘密保持にも努めなければなりません。そのためには内部通報窓口を正しく設置し、適切に機能させることが必要です。
なぜ通報窓口の設置が必要なの？
2022年6月1日より公益通報者保護制度の改正法が施行され、従業員が301人を超える企業に対しては体制の整備が義務付けられました。
公益通報とは、組織内で不正行為または不正をしようとした人を発見した従業員が企業の設けた内部通報窓口に相談できる制度のことです。これにより通報者が解雇や降格処分といった不利益な扱いを受けることなく、通報を行いやすい環境づくりを目指す必要があります。
300人以下の企業に対する通報窓口の設置は努力義務にとどめるとされているけど、近い将来には範囲が広がる可能性があるから今後の対応が急がれるね！
内部通報窓口が設置されることにより、不正やコンプライアンス違反が早い段階で発見され、事態が大きくなる前に対処することが可能となります。また、窓口の存在が企業の不祥事を未然に防ぐ役割も担います。
社内に設置された内部通報窓口の問題点とは？
社内に設置された内部通報窓口については、通報者の匿名性の確保が難しいなど、いくつかの問題点が指摘されています。
ある企業では、個人情報が漏れたために内部通報をした人物が特定され、脅しをかけられるという事件が発生しました。企業内の通報窓口は総務部や人事部に設けられているケースが多く、通報者と相談を受ける側に面識が生じてしまう可能性があるということを懸念しなければなりません。
社内に設置されている内部通報窓口では、匿名性の確保が難しいみたい・・・
新たに内部通報窓口を設置するケースにおいては、コンプライアンス担当者の人選や設置場所なども重要事項となります。さらに秘密を保持する方法、窓口の周知の仕方など不祥事のリスクに備えたルール作りが複雑で難しいということがあげられます。
どのような窓口を設けるべき？
内部通報窓口は組織から独立していることが望ましく、適切に設置しなければ役割を果たすことができません。さらに、通報を受けた側の人間に公益通報の知識や対応の経験がなければ、対処することが非常に困難となる場合があります。
内部通報窓口を外部委託するメリットとは？
外部委託の通報窓口は、第三者機関のため通報者との面識がありません。そのためプライバシーや匿名性も確保され不利益が生じる心配もありません。通報しやすく、情報が漏れない環境にあるということです。
さらに、訓練されたオペレーターが初期対応に必要な聞き取りを適切に行うことにより、解決までの時間を短縮することができます。通報者にはフィードバック体制も独自で整えられているため、マスコミにリークされることへの予防線を張ることが可能です。企業側も受けるダメージを最小限に抑えられるというメリットがあります。
外部委託なら公認不正検査士をはじめ、心理カウンセラー、ハラスメント対策のスペシャリストなど、特定の分野で高度に知識を身につけている専門家が常在していることが多いです。また、法的見解においては複数の弁護士との連携もスムーズに行えるという強みもあります。これにより企業内の事情に左右されることなく客観性を持った公正な判断が期待できます。
コスト削減と担当者の負担軽減に繋がる
企業内に内部通報窓口を設置する場合、専門家の育成などに多くの時間と費用を費やすことになります。さらに、担当者に対応の経験がなければ窓口としての機能を果たせない状況にもなりかねません。外部委託の導入では、パワハラやセクハラなどハラスメント対策の相談窓口も兼ねることが可能なため、担当者の精神的負担とコスト削減にも繋がります。
まとめ
内部通報窓口を外部委託することにより、隠蔽体質ではない透明性の高い経営を目指す組織だと評価されるようになります。従業員はコンプライアンスを常に気にかけて業務を遂行するよう意識が働きます。窓口を適切に機能させることにより、組織内の不正行為を自ら防ぐ自浄作用も働き、ステークホルダー（※１）からの信頼を得ることにも貢献します。
（※１）ステークホルダーとはビジネスやプロジェクトなどにおいて、その成果物に直接的・間接的に関係する人々や組織を指します。ステークホルダーには、顧客、パートナー企業、株主、社員、政府機関などが含まれます。
