内部通報窓口を外部委託するメリットと、その必要性について簡単に解説　【JWBS　ハラスメント相談窓口】

公益通報の目的とは、不正行為を発見した従業員が速やかに情報提供できる仕組みを整えることにあります。さらに、通報者の匿名性の確保や秘密保持にも努めなければなりません。そのためには内部通報窓口を正しく設置し、適切に機能させることが必要です。

なぜ通報窓口の設置が必要なの？

資料ダウンロード

2022年6月1日より公益通報者保護制度の改正法が施行され、従業員が301人を超える企業に対しては体制の整備が義務付けられました。

公益通報とは、組織内で不正行為または不正をしようとした人を発見した従業員が企業の設けた内部通報窓口に相談できる制度のことです。これにより通報者が解雇や降格処分といった不利益な扱いを受けることなく、通報を行いやすい環境づくりを目指す必要があります。

内部通報窓口が設置されることにより、不正やコンプライアンス違反が早い段階で発見され、事態が大きくなる前に対処することが可能となります。また、窓口の存在が企業の不祥事を未然に防ぐ役割も担います。

社内に設置された内部通報窓口の問題点とは？

社内に設置された内部通報窓口については、通報者の匿名性の確保が難しいなど、いくつかの問題点が指摘されています。

ある企業では、個人情報が漏れたために内部通報をした人物が特定され、脅しをかけられるという事件が発生しました。企業内の通報窓口は総務部や人事部に設けられているケースが多く、通報者と相談を受ける側に面識が生じてしまう可能性があるということを懸念しなければなりません。

新たに内部通報窓口を設置するケースにおいては、コンプライアンス担当者の人選や設置場所なども重要事項となります。さらに秘密を保持する方法、窓口の周知の仕方など不祥事のリスクに備えたルール作りが複雑で難しいということがあげられます。

どのような窓口を設けるべき？

内部通報窓口は組織から独立していることが望ましく、適切に設置しなければ役割を果たすことができません。さらに、通報を受けた側の人間に公益通報の知識や対応の経験がなければ、対処することが非常に困難となる場合があります。

内部通報窓口を外部委託するメリットとは？

外部委託の通報窓口は、第三者機関のため通報者との面識がありません。そのためプライバシーや匿名性も確保され不利益が生じる心配もありません。通報しやすく、情報が漏れない環境にあるということです。

さらに、訓練されたオペレーターが初期対応に必要な聞き取りを適切に行うことにより、解決までの時間を短縮することができます。通報者にはフィードバック体制も独自で整えられているため、マスコミにリークされることへの予防線を張ることが可能です。企業側も受けるダメージを最小限に抑えられるというメリットがあります。

外部委託なら公認不正検査士をはじめ、心理カウンセラー、ハラスメント対策のスペシャリストなど、特定の分野で高度に知識を身につけている専門家が常在していることが多いです。また、法的見解においては複数の弁護士との連携もスムーズに行えるという強みもあります。これにより企業内の事情に左右されることなく客観性を持った公正な判断が期待できます。

コスト削減と担当者の負担軽減に繋がる

企業内に内部通報窓口を設置する場合、専門家の育成などに多くの時間と費用を費やすことになります。さらに、担当者に対応の経験がなければ窓口としての機能を果たせない状況にもなりかねません。外部委託の導入では、パワハラやセクハラなどハラスメント対策の相談窓口も兼ねることが可能なため、担当者の精神的負担とコスト削減にも繋がります。

まとめ

内部通報窓口を外部委託することにより、隠蔽体質ではない透明性の高い経営を目指す組織だと評価されるようになります。従業員はコンプライアンスを常に気にかけて業務を遂行するよう意識が働きます。窓口を適切に機能させることにより、組織内の不正行為を自ら防ぐ自浄作用も働き、ステークホルダー（※１）からの信頼を得ることにも貢献します。

（※１）ステークホルダーとはビジネスやプロジェクトなどにおいて、その成果物に直接的・間接的に関係する人々や組織を指します。ステークホルダーには、顧客、パートナー企業、株主、社員、政府機関などが含まれます。

社外の通報窓口の必要性

企業内の不正行為を発見しても身近に相談できる上司や同僚がいなかったり、相談機関が機能していないとき、不正が見過ごされてしまいます。

ハラスメントの被害者はとても傷つきセンシティブな精神状態になっています。セクシャルハラスメントの被害者が女性の場合、男性の上司や社内窓口担当者へ話をすることを躊躇し泣き寝入りする可能性もあります。さらに、通報対象者からの報復の懸念があるため、上司、社内の監査、人事などへの相談も難しい状況です。

こうした複雑な状況に立ち向かうために、「社外通報窓口」（ハラスメント相談窓口、循環取引など社内不正相談窓口）の設置が必要です。社外通報窓口は、組織内の従業員がいつでも安心して相談できる独立した窓口です。

外部通報窓口でああれば、匿名性が保たれます。内部通報窓口で匿名を希望したとしても声や話し方で自分だとわかってしまうのではないかと不安に思う通報者も多数いらっしゃいます。

外部に設置された相談窓口は中立的な立場から問題の解決を支援し、通報者を守ります。組織全体が不正行為の防止に向けて協力し、個々の従業員の意識改革を行うことが必要です。

法律や規制に合わせて不正行為の予防意識を高めるための努力が求められます。不正行為のないリスクカルチャーを築くことは、信頼性を高め、生産性を向上させる大きな成果をもたらします。

日本公益通報サービス株式会社のハラスメント相談窓口（内部通報窓口）では、

傾聴スキルが豊富な女性スタッフが優しい心で対応致します。

日本公益通報サービス株式会社（略称：JWBS）では、業界最安値で企業のハラスメント相談窓口、内部通報窓口を代行します。社内のハラスメント対策に、弊社の公益通報相談窓口を是非ご利用ください。

下記より資料のダウンロードが可能でございます。

資料ダウンロード