勤怠管理の重要性
勤怠管理は企業の運営において非常に重要です。正確な勤怠情報は、給与計算、業績評価、法的コンプライアンスなど、多くの側面に影響を与えます。
タイムカードは昔からある勤怠管理で、出勤退勤時間を記録するためのツールです。これにより労働者の給与計算と勤怠評価が行われます。
労働時間の長さや働き方の過酷さが原因で、従業員が正当な休暇を取得できないことから勤怠の改ざんが常態化している企業も多く、ガバナンス(※1)が効いていないと感じます。
リスクをリスクとして捉えることができない状態では、勤怠の改ざん問題がなくなることは難しいと思います。
コンプライアンスリスク(※2)を回避するためにも、組織全体でガバナンスを強化した取り組みを徹底する必要があります。
(※1)ガバナンスとは、組織やシステムの運営や管理を指す言葉であり、特に企業や組織においては、経営者や役員が法令や倫理規範に基づき、透明性や公正性を確保しながら意思決定を行う仕組みやプロセスを指します。
(※2)コンプライアンスリスクとは、組織が法律や規制、倫理的な基準に適合しない行動をとることによって生じるリスクのことです。
勤怠の改ざんの手口
勤怠の改ざんは様々な形で行われます。主なものは以下のようになります。
1，出退勤時間の改ざん：従業員が実際よりも早く出勤したり遅く出勤したりし、出勤時間を不正に記録する事。
2，残業代の不正請求：実際よりも多くの残業時間を申告し、不正に残業代を受け取ること
3，代理出勤：別の従業員が代わりに出勤しているように記録されること。例えば同僚が代わりに出勤し、本来出勤予定のの従業員の名前で記録されることがあります。
4，休暇の不正利用：休暇を正当な理由なしに申請し、その間に実際は仕事をしているように見せかけること。
特に１，２，の勤怠改ざんが多く見られています。
勤怠の改ざんは、従業員の経済状況、組織の文化、労働条件の不満、など様々な要因によって引き起こされます。
管理者が従業員をねぎらうために不正にタイムカードの退勤時刻を改ざんし残業手当を水増しするケースもあるようです。管理者が良かれと思って行っている行為であっても当然法的に問題が生じます。
勤怠管理のデジタル化
近年、デジタル化の勤怠管理のシステム導入をする企業が増えています。オンラインツールやスマートホンアプリ、クラウドベースを使用して、従業員の出勤時間、休憩時間、残業情報を記録し、データの集計や分析も容易になります。ただし、これも自己申告制であればタイムカードの改ざん同様不正が容易にできてしまうため、定期的な管理が必要です。管理者による牽制行為として防犯カメラの設置をし、不正を未然に防ぐ方法もあります。１日１０分から２０分の残業代の水増しでも、年間にすると多額の不正金額になります。こういった不正に対応するため社外公益通報窓口（日本公益通報サービス株式会社）では出退勤の不正についても相談を受付け、診断、助言、をさせて頂いております。
予防と対策
企業は勤怠の改ざんを防ぐために適切な意識教育を企業全体で行いガバナンスを強化した取り組みが重要です。同僚が勤怠の改ざんをしていることを発見した場合、適切に内部告発（公益通報）ができるような企業環境であることが大切です。
しかし、組織ぐるみで勤怠の改ざんを行っている場合、組織内で内部告発をすることが難しく、将来的に企業の損失につながります。
組織内で勤怠の不正を行っている者がいたら本来であれば会社の上司や内部通報窓口、人事、監査に相談することが必要です。
また、通報者や通報を受けたコンプライアンス担当者は以下のような証拠を集めることが必須です。
１．オフィスやテナントビルの防犯カメラ
２．勤怠記録以外のメールや電話対応記録、第三者の証人
３．改ざんを指示した録音やメモ
このような証拠が必要になります。
証拠集めをする際に気を付けなければならないことは、調査対象者に内密に行うことです。対象者に分かってしまうと証拠品が廃棄される恐れがあり、追及ができなくなる可能性があります。
内部不正をする者には必ず「動機」があります。経済的な困難から勤怠の改ざんをして不当に手取りを増やす場合もあります。内部不正は初期対応が重要です。日ごろからコミュニケーションを図り少しでも不審に思ったら素早く対応することがリスク管理につながります。
不正対策を強化するには、管理者に対してリスクマネジメント研修、従業員にはコンプライアンス研修をおこない不正の未然防止に努めることが重要です。また、公認不正検査士（CFE）に依頼し不正疑惑が生じた場合に的確な調査を進められる体制・態勢を整えておく必要があります。
※公認不正検査士（CFE）とは：不正の防止・発見・抑止の専門家であることを示す国際的な資格であり、組織内外で発生する不正から組織を守るための取り組みにおいて専門性を発揮します。
組織によっては、社内で通報することに不安を抱える方もいます。そのための対策は内部通報窓口を外部に委託することです。外部に通報窓口を設置することで、早期に問題を発見し、適切な対処を行うことができます。外部の通報窓口では匿名性が守られ通報者の不利益にならないように告発できます。従業員が不正行為を報告しやすい環境を整備するために、社外の通報窓口を設置することが重要です。
社外通報窓口である日本公益通報サービス株式会社では内部不正の調査を承っており、公認不正検査士（CFE）による内部不正を調査する体制が整っております。不正調査の事実確認など迅速に調査することが可能です。
公認不正検査士（CFE）は高い専門性を持つ経済犯罪対策の専門家であるため、通報があった不正を企業と共に解決していきます。近年は不正の未然防止や再発防止の観点から監査を実施する重要性が益々高まってきます。 不正が大ごとになる前に、素早い初期対応と専門家による調査にで健全な企業環境を整えることが必須です。
パワハラ防止法・改正公益通報者保護法対策の窓口整備はお任せください。
社外通報窓口の必要性
企業内の不正行為が発覚し、気軽に相談できる信頼性のある同僚や上司が不在の場合、組織の風通しに問題が生じています。さらに、通報対象者からの報復の懸念があるため、社内の監査、人事などへの相談も難しい状況です。
こうした複雑な状況に立ち向かうために、「社外通報窓口」（ハラスメント相談窓口、循環取引など社内不正相談窓口）の設置が必要です。社外通報窓口は、組織内の従業員がいつでも安心して相談できる独立した窓口です。
外部に設置された相談窓口は中立的な立場から問題の解決を支援し、通報者を守ります。組織全体が不正行為の防止に向けて協力し、個々の従業員の意識改革を行うことが必要です。
法律や規制に合わせて不正行為の予防意識を高めるための努力が求められます。不正行為のない企業文化を築くことは、信頼性を高め、生産性を向上させる大きな成果をもたらします。
従業員が安心して働ける環境を確保するためには内部通報窓口を外部委託し、内部通報制度充実させることが不可欠です。組織の声を聴き、不正行為の予防と解決に向けて協力し、より健全な企業文化を作っていきましょう。
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令和２年６月「公益通報者保護法」が一部改正、「改正公益通報者」が一部改正され、令和４年６月1日から施行されました。法改正により従業員数300人を超える事業者には、内部通報に適切に対応するための必要な体制の整備が義務付けられます。具体的には、通報窓口の設置や通報者の不利益な取り扱いの禁止、通報者情報の保護などが求められます。しかしながら、社内でこれらの体制整備を実施することは、多大な負担となる場合がございます。そこで、日本公益通報サービス株式会社では、業界最安値で内部通報窓口サービスを提供いたします。
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◆日本公益通報サービス株式会社について
本社： 〒231-0023
神奈川県横浜市中区山下町2番地 産業貿易センタービル9階
代表者： 代表取締役社長 小塚 直志
設立： 2023 年 3月
資本金： 1000万円
事業内容： 当社では、企業危機管理、働きやすい職場づくりなど、長期的な健康経営に取り組む事業者様をさまざまな形でサポートいたします。
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